Blog BukuKas - Invoice : Pengertian, Fungsi, Jenis dan Contohnya dalam Usaha

Faktur (Invoice) : Pengertian, Fungsi, Jenis dan Contohnya dalam Usaha

Faktur atau yang biasa disebut dengan istilah invoice sudah menjadi bagian dari keseharian dalam dunia usaha. Apa sebenarnya yang dimaksud dengan faktur? faktur sering juga disebut faktur penjualan. Seperti yang tertera pada Kamus Besar Bahasa Indonesia, arti faktur atau invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan catatan nama, jumlah, dan harga yang dikeluarkan penjual dan harus dibayar oleh pembeli atau pelanggan. Transaksi yang dicatat dalam lembar faktur merupakan bukti transaksi penjualan yang dilakukan secara kredit. Pada umumnya faktur penjualan dibuat dalam tiga rangkap, yakni satu lembar untuk pembeli bila telah melunasi tagihan, satu lembar untuk arsip bagian penjualan, dan satu lembar lainnya untuk laporan bagian keuangan.

Pengertian Faktur

Buku yang berjudul “Sistem Informasi Akuntansi I” karya La Midjan menjelaskan bahwa faktur adalah sebuah dokumen yang digunakan sebagai bukti penjualan atas barang/jasa yang menunjukan jumlah yang berhak ditagih kepada pelanggan yang telah melakukan pembelian yang menunjukan suatu informasi kuantitas, harga dan jumlah tagihannya.

Pengertian lain faktur adalah dokumen atau bukti pembayaran yang digunakan sebagai bukti penagihan yang harus dibayar oleh customer. Di dalam faktur penjualan ini, tertera informasi mengenai jumlah harga dan jatuh tempo pembayaran. Biasanya, pada skala penagihan kecil faktur digunakan sebagai dokumen penagihan, sedangkan pada skala besar faktur dilengkapi dengan surat tagihan.

Dari beberapa definisi tersebut, dapat kita simpulkan bahwa faktur atau invoice penjualan adalah dokumen yang digunakan sebagai suatu bukti pembelian yang berisi jumlah pembayaran yang harus dibayar oleh pembeli.

Fungsi Faktur

Invoice dibuat dengan tujuan untuk menagih piutang pelanggan agar perputaran keuangan perusahaan berjalan lancar, karena faktur penjualan merupakan dokumen yang digunakan sebagai pernyataan tagihan yang harus dibayar oleh customer. Dalam hubungannya dengan pengelolaan keuangan, faktur penjualan juga sangat penting untuk mempermudah perhitungan laba suatu usaha.

Invoice dibuat sesuai dengan barang yang telah diserahkan oleh penjual / diterima oleh pelanggan. faktur penjualan dikeluarkan pihak penjual kepada pelanggan sesuai dengan kesepakatan Purchasing Order (PO). faktur penjualan berisi rincian barang dengan harga sesuai PO. Perusahaan biasanya mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan dengan melampirkan tanda terima barang dan faktur pajak.

Jadi, yang perlu kamu lakukan sebagai penjual adalah mengirim invoice sebagai tagihan pembayaran setelah pelanggan menyelesaikan pesanan dan kamu mengirimkan barang tersebut. Jika lembar tersebut sudah diberikan, maka kamu akan dengan mudah memasukkan pembayaran ke dalam laporan keuangan.

BukuKas - Banner CTA Download BukuKas

Perlu diperhatikan pada faktur penjualan biasanya ada jangka waktu pembayaran yang disepakati, mulai dari harian, mingguan hingga bulanan. Kamu harus menunggu pembayaran selama jangka waktu yang telah disepakati.

Seperti disebutkan di dalam pengertian invoice di atas, jelas bahwa fungsi dari invoice secara umum adalah sebagai bukti penagihan terhadap pembelian yang dilakukan oleh pengetahuan. Berikut adalah beberapa fungsi/kegunaan invoice secara lengkap.

  1. Untuk menyimpan arsip keuangan/catatan penjualan. Invoice memuat beberapa data penting, termasuk waktu transaksi, identitas penagih, daftar produk atau jasa, jumlah pajak serta identitas pelanggan;
  2. Invoice digunakan sebagai informasi besarnya tagihan dan termin pembayaran yang harus dibayarkan oleh pelanggan;
  3. Sebagai sumber rujukan yang sah apabila barang/jasa yang tercantum akan dijual lagi ke pihak lain;
  4. Invoice digunakan sebagai rujukan yang absah ketika menambahkan transaksi ke pembukuan keuangan;
  5. Pada kasus tertentu, invoice dapat digunakan sebagai rujukan yang absah sebagai tanda terima barang dan faktur pajak;
  6. Sebagai rujukan yang absah jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau perhitungan total tagihan;
  7. Invoice bisa digunakan untuk menjaga kepastian hukum bagi penjual dan pelanggan;
  8. Invoice dapat digunakan sebagai instrumen untuk menganalisis bisnis dengan cara melihat pola pembelian yang disenangi oleh para pelanggan, sehingga perusahaan bisa menyiapkan strategi bisnis yang baru untuk kedepannya.

Invoice harus dibuat beberapa rangkap atau terintegrasi sebagai arsip bagi pihak-pihak yang berkepentingan di dalamnya, untuk digunakan sesuai keperluan masing-masing. Misalkan, bagi pembeli, arsip invoice penjualan digunakan sebagai bukti kas keluar dan bukti adanya transaksi pembelian.

Bagi penjual, arsip invoice penjualan digunakan sebagai bukti kas masuk, penagihan dan bukti pembayaran pajak.

Jenis-jenis Faktur

Secara umum, invoice terdiri dari 3 jenis bergantung pada fungsinya. Berikut adalah jenis dari invoice :

  • Faktur Biasa

Seperti namanya, invoice ini merupakan invoice biasa yang digunakan pada transaksi sederhana. Ini adalah bentuk invoice yang paling umum digunakan saat melakukan transaksi. Isi dari invoice ini merupakan keterangan dari badan usaha pihak penjual dan pembeli, item produk, dan total harga yang harus dibayarkan oleh pembeli.

  • Faktur Proforma

Invoice yang satu ini bersifat sementara karena hanya sebagai invoice pengganti. Invoice ini diberikan kepada pihak pembeli sebelum pihak penjual mengirimkan semua barang pesanan. Dalam hal ini, barang pesanan pelanggan dikirim secara bertahap. Sebelum barang tersebut dikirimkan seluruhnya, invoice ini berfungsi sebagai pengganti bukti ketika pelanggan melakukan pembayaran. Apabila barang tersebut telah sampai kepada pelanggan secara lengkap, maka penjual akan menggantinya menjadi invoice biasa. dokumen penagihan dan bukti bahwa barang telah diterima pembeli secara keseluruhan.

  • Faktur Konsuler

Jenis terakhir ini merupakan jenis khusus yang biasanya digunakan pada perdagangan internasional atau ekspor impor. Invoice ini tidak bisa sembarangan dicetak, karena harus memiliki cap khusus sebagai tanda pengesahan dan persetujuan dari kedutaan besar negara atau perwakilan negara yang mengimpor, yaitu atase perdagangan, kantor konsuler dan kedutaan besar negara pengimpor yang berada di negara pengekspor.

Perbedaan Faktur dengan Nota

Berikut perbedaan mendasar antara kedua dokumen tersebut.

  1. Invoice umumnya digunakan untuk badan usaha kena pajak, sedangkan nota tidak. Nota biasanya lebih tidak profesional.
  2. Invoice dicetak otomatis dan pada umumnya perusahaan sudah memiliki template digital, sementara nota ditulis secara manual.
  3. Harga barang pada invoice dikenakan pajak, sementara harga barang pada nota tidak dikenakan pajak.
  4. Biasanya, data pada invoice yang dicetak akan masuk dalam sistem informasi yang terintegrasi. Nota tidak memiliki rekam jejak history dalam sistem, karena pembuatan masih manual.

Sebenarnya, sekalipun belum terdaftar sebagai pengusaha kena pajak, pemakaian invoice lebih disarankan daripada nota. Data pada invoice akan tersimpan otomatis serta memudahkan pekerjaan bagian penjualan atau keuangan.

Integrasi pada sistem juga akan membantu mengurangi penggunaan kertas, karena data akan masuk ke bagian atau divisi yang ditunjuk. Lagi pula, dokumentasi digital pada sistem invoicing memang diperlukan bagi suatu usaha.

Contoh Faktur

Berikut ini adalah contoh beberapa invoice yang umum digunakan dalam kegiatan usaha :

  • Faktur Penagihan

BukuKas - Contoh Invoice Penagihan

  • Faktur Barang

BukuKas - Contoh Invoice Barang

  • Faktur Jasa

BukuKas - Contoh Invoice Jasa

Artikel serupa

Leave a Comment